Larp: Wat kost dat?

Met een zucht maak je het bedrag over om deel te kunnen nemen aan die ene Larp en wederom vraag je jezelf af waarom het zoveel moet kosten. Zelf ben ik hier ook schuldig aan geweest. Maar na 7 jaar Larpen, een eigen evenement, heel wat verschillende functies binnen organisaties en veel organisatoren te hebben gesproken, weet ik inmiddels waar de kosten vandaan komen.

Niet elke Larp is even open over de kosten die worden gemaakt, en zijn ze dat wel, dan verkijk je je al snel op wat er allemaal bij komt kijken.

Daarom heb ik dit artikel geschreven waarin ik voor jullie een klein boekje ga opendoen over de kosten die Larps maken.

– Alexandra

Allereerst wil ik jullie vertellen dat elke organisatie zijn uiterste best doet om de kosten zo laag mogelijk te houden voor alle deelnemers. In mijn optiek draait alles om de manier waarop je een Larp ‘verpakt’ want onderaan de streep maak je nagenoeg voor elke Larp dezelfde kosten.

In dit artikel vind je een uiteenzetting van alle kosten die een organisatie maakt om een Larp te draaien. Hierbij richt ik op Larps binnen Nederland. Ook laat ik eendaagse Larps buiten beschouwing en richt ik op de meerdaagse evenementen.

Locatie, locatie, locatie

Een van de eerste dingen die je waarschijnlijk te binnen schiet als het gaat om kosten, is de locatie en dit is één van de twee grootste kostenposten binnen een Larp.

Zoals we de Larps in Nederland kennen, heeft een organisatie vaak twee mogelijke opties om een locatie te regelen; een kampeerterrein, of een accommodatie. Beide hebben hun eigen voor- en nadelen maar de kosten hiervoor komen bijna op hetzelfde neer. Ik hoor je denken “maar een kampeerterrein is toch vele malen goedkoper?”. Ja, dat klopt. Je moet je echter realiseren dat een kampeerterrein vaak niet meer is dan dat. Met geluk is er nog een klein huisje of blokhut met een mini-keuken en wat sanitaire voorzieningen, maar daar eindigt het vaak wel bij.

Wij Larpers hebben ruimte nodig, want naast een bar willen we graag een monsterhok, en soms graag nog dungeons of andere IC-locaties. En zeker in ons regenachtige landje is het fijn als we allemaal even droog en, bij voorkeur, warm kunnen zitten (dus als orga huur je heaters want oktober kan stiekem best koud zijn).

Met andere woorden, een organisatie wordt gedwongen dingen zoals tenten, banken en tafels te regelen. Dit kan door middel van huur of doordat de organisatie het zelf aanschaft, maar in beide gevallen is dat niet goedkoop.

Vervolgens kom je bij de keuken. Dat kleine blokhutje (dat met geluk op het terrein stond en we erbij kregen bij de huur van het terrein) heeft een magnetron, koelkast en een kraan waar heet water uit komt! Perfect om voor 2 personen een maaltijd te koken opwarmen, maar niet voor 100 hongerige Larpers.

Je hebt dus een keukeninventaris nodig (en dus een tent c.q. plek waar je je keuken kan opbouwen). Gelukkig is dat ook allemaal te huur of te koop maar het draagt allemaal wel weer bij aan het kostenplaatje.

Nu lijkt het onderaan de streep goedkoper om alle spullen aan te schaffen maar veel spullen hebben een beperkte levensduur, hoe voorzichtig je er ook mee bent. Dus ook het afschrijven van deze spullen moet altijd worden meegenomen in het kostenplaatje.

Maar ho eens even! Als de deelnemers zelf moeten koken heeft de organisatie toch veel van die spullen niet nodig? Klopt, als de deelnemers zelfvoorzienend zijn scheelt dat als organisatie, maar de kosten die jij als deelnemer maakt om te kunnen koken (het eten zelf even buiten beschouwing gelaten) tellen eigenlijk ook mee in je deelname want dat moet je per slot van rekening zelf betalen.

Toch maar de tweede optie voor een locatie; een groepsaccommodatie. Als organisatie hoef je je geen zorgen te maken over banken, stoelen, warmte en keukeninventaris. Maar ook hier sluipen kosten om de hoek.

De eindschoonmaak is hier vaak een grote van. Maar veel locaties rekenen ook nog afvalheffing, gasgebruik, extra verhuur van een ruimte en meer van dat soort kosten. En als je dat op een hoop gooit wordt het verblijf per persoon al snel €10,- duurder.

En dan zijn er nog kosten die zowel voor het kampeerterrein als de groepsaccommodatie gelden; er moet toeristenbelasting worden betaald, borg worden voorgeschoten en vaak worden er administratiekosten gerekend. En dan hanteren de locaties vaak ook nog eens een minimumprijs die moet worden betaald, ongeacht het aantal deelnemers.

Mooi, het kostenplaatje voor de locatie is rond! Dan nu nog kijken of we door de lijst aan eisen komen die een Larp zelf stelt aan een locatie zoals een bos, exclusiviteit en een beetje IC-verantwoorde omgeving.

Op naar de volgende kostenpost!

Nom, Nom

Ongeacht de locatie, elke organisatie loopt tegen de kosten van eten en drinken aan. En nog belangrijker, hoe gaan we het aanbieden?

We beginnen met de grote maaltijden zijnde ontbijt, lunch en avondeten.

Sommige organisaties kiezen ervoor om hun deelnemers zelf hun eten te laten verzorgen. Dit werkt vaak prima op een kampeerterrein waar je mag koken op gas of vuur. Deelnemers kunnen zelf beslissen wat ze eten, hoeveel ze eten en hoeveel ze er aan spenderen.

Maar zodra je een accommodatie hebt werkt dit vaak al niet. Er is een keuken en daar past niet 100 man tegelijk in om hun eten klaar te maken. Er zal dus vanuit de organisatie iets geregeld moeten worden en dit betekent het inhuren van een cateraar of het opnemen van een crewlid die het eten wil verzorgen. Uiteraard is het inhuren van een cateraar duurder want de organisatie zal ook de manuren van de cateraar moeten betalen en niet alleen het eten.

Zodra je beroep doet op een paar crewleden zal de organisatie niet de manuren hoeven te betalen maar die crewleden kunnen ook maar zoveel. Een cateraar heeft beschikking over meer mensen, spullen en is bovenal een professional. Hoe meer deelnemers, hoe meer allergieën, en dat is iets wat altijd serieus moet worden genomen want in het ergste geval moet er een gele bus aan te pas komen.

En dan de vraag, welke maaltijden biedt de organisatie aan en hoe luxe? Doen we alleen ontbijt bestaande uit brood en hagelslag? Doen we ook een lunch, met soep misschien? Doen we avondeten, 3 gangen? En is een midnight snack een optie?

Lees ik daar snack? Jup! Naast de grote maaltijden willen we graag snacks en drinken. Ook hier kan de organisatie er voor kiezen om deelnemers zelf hun snacks en drinken mee te laten brengen maar vaak wordt er gekozen voor de optie ‘bar’.

Deelnemers schaffen een barkaart aan en met die kaart kunnen ze gedurende de Larp eten en drinken halen bij de bar. Voor veel Larps is dit een bron van inkomsten die ervoor zorgt dat zij kunnen blijven bestaan of dingen kunnen aanschaffen.

Maar aan het aanbieden van een bar kleven ook risico’s en regels. Er is altijd het risico dat er producten te kort of over zijn. Soms moet iemand ineens nog snel naar de winkel of de organisatie kan 6 flessen drinken afschrijven omdat het niet houdbaar is. Er wordt bij deze bars vaak een alcoholische versnapering aangeboden en daar zit het tweede punt. Om alcohol te mogen verkopen heb je een vergunning nodig en dat brengt kosten met zich mee.

De vergunning kan achterwege worden gelaten als een organisatie ervoor kiest de Larp all-inclusive te maken, maar dit drijft meteen de inschrijfprijs op.

Het lijkt dus allemaal een stuk goedkoper als je zelf je eten en drinken mag regelen maar dat is niet zo. Het fijne is wel dat je het niet meteen bij je inschrijving hoeft te betalen maar slechts een paar dagen voor de Larp. Anderzijds, je moet je spel onderbreken om zelf te koken en het allemaal meeslepen. Keuzes…

Het oog wil ook wat

We weten het allemaal en we zien het allemaal. De NPC’s hebben gave kostuums, de schmink zit gelikt en de props zijn vaak zo gaaf dat je ze mee naar huis wilt nemen. Zoals je begrijpt gaat hier ook behoorlijk wat geld in om en dat zit hem met name in de gebruiksduur van de spullen.

Een potje schmink gaat leeg, protheses worden steeds minder bruikbaar en wapens die de NPC’s gebruiken raken beschadigd of gaan kapot. Dit betekent dat elk evenement er wel iets moet worden aangeschaft voor de grimme van NPC’s.

Dan zijn er de kostuums en props. De meeste organisaties maken een heel goed onderscheid in welke zaken vaker gebruikt gaan worden en waar dus wat meer geld tegenaan kan, en welke zaken er minder gebruikt gaan worden en waar dus minder budget voor zal zijn.

Maar de Action verkoopt niet een volledige begraafplaats met lichtgevende Tombe, of een episch ijs-demoon kostuum. Wat je dan vaak ziet is dat organisaties beroep doen op hun NPC’s of contact hebben met bevriende Larps om aan spullen te komen. Ook komt het veelal voor dat de organisatie (al dat niet met hulp van deelnemers) meermaals per jaar bij elkaar voor een knutselmiddag.

En zeg nou zelf, als jij als goedwillende deelnemer, na 10 uur knutselen bij iemand thuis met de lijm nog in je haar, tevreden naar het eindresultaat kijkt, dan gaat dat patatje dat de organisatie aanbiedt er echt wel in!

Je kan dit niet alleen

Het volgende waar vaak naar wordt gekeken is de Crew. Hét team van vrijwilligers dat elke Larp draaiende houdt. En de afweging die elke organisatie moet maken is of dat je deze hardwerkende mensen vraagt hun onkosten voor aanwezigheid op de Larp te betalen, of dat je ze gratis entree verschaft.

In dat laatste geval zullen die kosten dus ook ergens heen moeten en wordt dit vaak gecompenseerd met de deelnameprijs van de spelers en NPC’s.

Waar je niet meteen aan denkt

Dan is er nog de ontzettend lange lijst met alle “kleine” kosten waar een organisatie tegenaan loopt. Als deelnemer zie je hier wel wat van terug, maar bij lange na niet alles. Hieronder een (waarschijnlijk onvolledige) opsomming over deze “kleine” kosten.

Een verzekering: ja, er zijn evenementen die een verzekering afsluiten om bepaalde dingen te waarborgen.

Portofoons: worden ze gehuurd of worden ze aangeschaft? Beide gevallen brengen kosten met zich mee en in het geval van aanschaffen zit er ook weer een stukje levensduur in. En sommige portofoons vereisen een vergunning, en vergunningen zijn nou eenmaal duur.

Kratten en opslag: twee dingen die niet goedkoop zijn en waar een organisatie zich in het begin vaak op verkijkt. Het kratje van de Blokker lijkt goedkoop en prima, maar na 2 keer vervoeren is het meer ducktape dan kratje. En dan moeten ze nog in een opslag die erg vochtig kan zijn. Dus om te zorgen dat de inhoud van de krat niet bij aanvang van elk evenement je begroet met een knuffel, moeten er (veel) stevige en duurzame kratten worden aangeschaft. En ohjah, de huur van de opslag dient uiteraard ook betaald te worden!

Vervoer: nu we het puntje opslag en kratten hebben aangehaald, kunnen we gaan kijken naar het huren van een busje om het allemaal van en naar de Larp te transporteren.

Website en promotie: we leven nou eenmaal in een modern tijdperk en om te zorgen dat de deelnemers snel bij informatie kunnen wordt er vaak een website gemaakt. De huur van deze domeinen en bijbehorende veiligheidskaarten is op jaarbasis een nare kostenpost, hoe mooi de provider het ook laat lijken. En met een beetje pech moet er iemand worden betaald om de website te maken, of dit nou een “vriendendienst” is of een professioneel bedrijf.

Andere promotiedoeleinden: denk aan flyers, visitekaartje of tickets. Als organisatie maak je jezelf soms schuldig aan reclame maken om deelnemers naar jouw evenement te trekken. En geloof me, ook wij reclame-makende-Larpers spelen op slinkse wijze hiermee omdat wij weten dat je elke dag langs je prikbord loopt waar onze hippe flyer op zit geprikt.

Papier en printer: twee dingen waar elke Larp niet zonder kan; de spelers moeten immers een papiertje waar hun vaardigheden op staan hebben; voor de NPC’s moet het plotboek meermaals worden geprint; we maken scrolls en dan is er nog elke andere lijst die je maar kan bedenken. Dit alles slaan we graag op in mappen en voor je het weet krijg je als organisatie zo een schuldgevoel over de hoeveelheid papier die wordt verbruikt, dat je overweegt een donatie te maken aan het WNF. En nee, dat stond niet in de begroting en kan eigenlijk niet worden veroorloofd!

(Zak)lampen, munten, pennen en algehele prullaria: ja, allemaal nodig maar bij elkaar toch wel weer veel geld.

Knutselmiddagen, crew bedankjes na de Larp en bespreekmiddagen: ook hier komen kosten voor eten, drinken en papier om de hoek kijken.

Bovenstaande dingen lijken op zichzelf niet zo duur maar zodra alles bij elkaar wordt opgeteld is het vaak een naar budget met zeker 3 cijfers voor de komma. Ja, Larpers verbruiken stiekem best veel en kleine dingen zoals pennen raak je per Larp kwijt.

Vormen zijn belangrijk

Goed, hebben we nu alle kosten gehad! Uhm, nee, helaas.

Larps kenmerken zich vaak in 3 gietvormen van organisatie: vereniging, stichting en bedrijf. Hoe de organisatie de cijfertjes ook heen en weer gooit en zijn best doet, de belastingdienst komt maar wat graag zijn handje ophouden. En als dat niet het geval is, komt er wel weer een of andere wettelijke regel naar boven waar een organisatie niet om staat te springen. Maar wat zijn die kosten dan?

Een van de meest voorkomende vormen is een vereniging. Voor verenigingen geldt dat er lidmaatschapskosten worden gevraagd aan de deelnemers. Deze zie je niet (altijd) direct bij je inschrijving maar je betaalt hem wel jaarlijks.

En een stichting dan? Die moeten bij opstart naar een notaris om hun stichting vast te laten leggen op papier. Ondanks dat dit slechts eenmalig hoeft, is dat papiertje niet gratis. Het is wel de goedkoopste optie maar de organisatie is echter wel verplicht om de zoveel tijd een nieuwe voorzitter en penningmeester aan te wijzen.

Goed, en een bedrijf? Een bedrijf dient bij elke verkochte deelname 21% BTW af te dragen aan de belastingdienst en dat wordt helaas weer doorberekend in de prijs voor deelname.

En voor zowel een vereniging als bedrijf geldt dat zij zich moeten registeren bij de Kamer van Koophandel wat ook kosten met zich meebrengt.

Waarom een bepaalde gietvorm een voor- of nadeel heeft is voor een ander artikel. Maar ga er maar vanuit dat elke organisatie alle pro’s en con’s heeft overwogen.

Ik wil cijfers zien!

Ja, leuk verhaal allemaal dat bovenstaande. Maar eigenlijk wil ik cijfers zien! (Of je bent meteen al naar dit stuk doorgescrold.)

Dit is een lastige, want zoals ik in de intro al aangaf, het draait allemaal om de verpakking.

Een kampeerterrein rekent gemiddeld €7,50 per persoon per nacht en hanteert een minimumprijs voor verhuur. Dit is inclusief toeristenbelasting, administratiekosten, etc. Dat is toch niet zo duur? Klopt, maar als deelnemer word je gedwongen je eigen tent, matje en slaapzak aan te schaffen.

Een accommodatie rekent gemiddeld €22,50 per persoon per nacht en hanteert ook een minimumprijs voor verhuur. Dit is inclusief schoonmaak, toeristenbelasting, administratie, etc. Maar je slaapt in ieder geval binnen en vaak zelfs in een bed!

Grote maaltijden. Voor de drie grote maaltijden wordt vaak €7,50 per persoon per dag gerekend. En hoe luxer hoe duurder.

Snacks en drinken. De kosten hiervan zijn echt persoonlijk. Je neemt het zelf mee of je schaft een barkaart aan. Ik kan niet voor jou beslissen hoeveel jij op elke Larp uitgeeft hieraan als je het zelf regelt. Zodra een Larp het all-inclusive aanbiedt kun je uitgaan van een gemiddelde van €7,50,- per persoon per dag.

Nadat dit alles bij elkaar wordt opgeteld wordt er vaak ongeveer €20,- voor spelers, en soms ongeveer €10,- voor NPC’s extra gerekend voor alle andere kosten zoals kostuums, props, schmink en huur van spullen.

Als laatste komen hier nog eventuele lidmaatschapskosten van ongeveer €7,50 per evenement bovenop, of in geval van een bedrijf, 21% per evenement voor de BTW.

Totaal

Na optelling van alle kosten betaal je per Larp tussen de €27,50 en de €35,- per dag. Voor een driedaags evenement is dat dus tussen de €82,50 en €100,- per evenement.

Uitgaande van het extra geld dat de deelnemers betalen na aftrek van locatie en eten, op basis van 50 deelnemers, heeft een organisatie ongeveer €800,- per evenement om te besteden aan, kostuums, props en “kleine” kosten. En omdat ik het boekje toch aan het open doen was, zal ik wat globale cijfertjes hiervan geven die ik bij vele Larps heb zien langskomen.

Kostuums: €100,-, props: €100,-, schmink: €100,- verzekering: €100,-, huur portofoons: €100, – (voor 10 porto’s), huur opslag: €50,-, kratten: €50,-, huur bus: €100,-, website: €50,-.

Dit maakt een totaal van €750,-.

Perfect, €50,- om pennen, papier, stiften, zaklampen, mappen, inkt, etc. van te kopen. En de aanbetaling van de locatie (€300,-). En bedankjes voor de crew (€100,-). En… eigenlijk past het niet meer en komt de organisatie nu al te kort. Uhm, laat de telefoonkosten, waspoeder (en water) om de kostuums schoon te maken, verzendkosten van dat ene dingetje maar even achterwege. En eigenlijk moet X gecompenseerd worden vanwege reden Y en dat kost eigenlijk ook nog eens €75,-

Vergeet ik nog iets? Vast wel! Want er komt altijd wel ergens iets om de hoek kijken dat ineens meer geld kost dan verwacht.

Bovenstaande bedragen zijn natuurlijk een ontzettend grof genomen, maar klopt globaal wel degelijk. Want de ene Larp geeft aan dat ene ding wat meer geld uit dan aan dat andere ding, en omgekeerd.

Laatste woorden

Zoals je ziet zijn er ontzettend veel kosten die komen kijken bij een Larp. Zoals ik al eerder aangaf ligt het aan de manier waarop een Larp is verpakt. Ik blijf van mening (en ik weet dat deze mening wordt gedeeld) dat het allemaal evenveel kost.

Elke organisatie doet zijn uiterste best om alle kosten te drukken en ook wij zien maar al te goed wat deelnemers investeren in hun Larp. Want wij zien het gave kostuum dat jij hebt gemaakt, wij zien de details waarmee jij je kampement aankleedt, wij zien de zorg waarmee je je schmink aanbrengt en wij weten als geen ander wat dat allemaal kost!

Ook wil ik graag nog even aanhalen dat er achter elke Larp een groot team staat dat zich maanden lang in het zweet werkt om iedereen een leuk weekend te bezorgen. En daar vragen ze geen geld voor, enkel erkenning.

Een klein ander geheimpje is dat het maar al te vaak voorkomt dat het organiserende team dingen uit eigen zak betaalt. Simpelweg omdat ze, net zoals jij, zo veel om de Larp en deze hobby geven. De ware nobele ridders en jonkvrouwen staan stiekem dus achter de schermen.

Larp is iets is wat we samen doen en waar we samen van genieten; het is beslist niet goedkoop. Maar misschien kan je na het lezen van dit artikel beter begrijpen waarom de kosten van je deelname eigenlijk wel meevallen.